Datenschutzerklärung für Online-Veranstaltungen

Diese Datenschutzinformation informiert Sie (auf Grundlage von Artikel 13 Datenschutzgrundverordnung) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an »ExpertInnentagung zu Emissionsdatenmanagement« (im Folgenden: Veranstaltung) verarbeiten.[1]

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.


[1] Hinweis: Sollten Daten zu Teilnehmenden auch aus anderen Quellen erhoben werden, muss dies offengelegt und erwähnt werden (siehe Art. 14 DSGVO)

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
AIT Austrian Institute of Technology GmbH
Giefinggasse 4, 1210 Wien, Österreich
Email: office@ait.ac.at
Telefon: +43 50550-0

Der Datenschutzbeauftragte von AIT ist unter der o.g. Anschrift in Wien, zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter dpo@ait.ac.at erreichbar. Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

  • Anrede, Name, Vorname
  • Kontaktdaten in Form einer Email-Adresse

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt zu den Zwecken:

– um Sie als Teilnehmer*in der Veranstaltung identifizieren zu können,

– zur Reservierung des Teilnahmeplatzes,

– Ihnen vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung Informationen zur Veranstaltung zu zuschicken.

[1]Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der Daten kann kein Teilnahmevertrag begründet werden bzw. ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist grundsätzlich die Erfüllung eines Teilnehmer*innenvertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir jedoch nur dann, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. Sofern diese Verwendung nicht auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses, unsere Teilnehmenden auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).


[1] Soweit eine Liste von Teilnehmenden an sämtliche Teilnehmenden verteilt wird, sollte dies vornehmlich nur mit Einwilligung der betroffenen Personen erfolgen.
Sollte der Charakter einer Veranstaltung es vorsehen, dass eine Teilnehmendenliste veröffentlicht oder verteilt wird, sollte hierauf deutlich(er) hingewiesen werden. Dabei wäre auch offenzulegen, welche berechtigten Interessen das Verteilen einer Teilnehmendenliste rechtfertigen.

3. Speicherdauer

Die erhobenen Daten werden nach der Veranstaltung gelöscht.

4. Durchführung der Online-Veranstaltung

Für die Durchführung der Online-Veranstaltung nutzen wir einen technischen Dienstleister im
Wege der Auftragsverarbeitung, der die Daten nach unseren Weisungen verarbeitet. Im Rahmen der Teilnahme an der Online-Veranstaltung können folgende Daten erhoben
werden:

  • Zugangsdaten: z.B. einen individualisierten Link, über den Sie sich in die Online-
    Veranstaltung einwählen
  • Inhaltsdaten: Inhalte Ihrer Beiträge, z.B. in Chats oder bei Abstimmungen oder von Ihnen
    freigegebene Dateien. Eine Aufzeichnung von Bild oder Tonaufnahmen von Ihnen
    erfolgt nur, wenn und soweit Sie hierzu vorher gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs.
    1  lit. a DSGVO). Die Zweckbestimmung sowie die Zustimmung zur Aufnahme
    werden innerhalb der Aufzeichnung dokumentiert.
  • Profildaten: Daten, die Sie freiwillig über sich im Zusammenhang mit der Online-
    Veranstaltung freigegeben haben. Beispiele hierfür sind Ihr Name oder ggf. Ihr Profilbild.
    Profildaten werden genutzt, für eine persönliche Ansprache, Ausrichtung der Inhalte an
    die Interessen des Publikums und eine persönlichere Kommunikation.
  • Einwahldaten: Dies umfasst z.B. Datum und Uhrzeit ihrer Einwahl in die Konferenz und  der Zeitpunkt des Verlassens.
  • Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit etwaigem Problembehandlungstickets oder Feedback.
  • Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind  die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Veranstaltungen.

Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung zur technischen und inhaltlichen
Durchführung der Online-Veranstaltung, d.h. zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1  lit. b DSGVO) und wir löschen die Daten spätestens nach »x« Tagen. Folgende Angaben sind für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Konferenz sichtbar: Ihr Name, Profilfoto und Ihre Chat-Beiträge

5. Technischer Dienstanbieter der Online-Veranstaltung (Auftragsverarbeiter)

Die Online-Veranstaltung kann nicht ohne die Nutzung des folgenden Dienstes erbracht werden (GoToMeeting):

GoToMeeting oder GoToWebinar. Diese Dienste sind Produkte der LogMeIn-Unternehmensgruppe. Einzelheiten zur Verarbeitung der Daten entnehmen Sie bitte der Datenschutzrichtlinie von LogMeIN: https://www.logmein.com/de/legal/privacy/international

Dieser Dienstleister hat seinen Sitz in einem Drittland, in dem kein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Die Nutzung des Dienstleisters ist jedoch erforderlich, um den Vertrag zur Teilnahme an der Veranstaltung mit Ihnen erfüllen zu können (vgl. Art 49 Abs 1 lit b DSGVO).[1]


[1] Bei kostenlosen Veranstaltungen wird im Einzelfall geprüft werden müssen, ob ein (AIT rechtlich bindender) Vertrag abgeschlossen wird.
Wenn kein Vertrag abgeschlossen wird, können internationale Datenübermittlungen auch auf Einwilligungen gestützt werden. Vgl hierzu die Musterformulierung im QM-Dokument U33-MD04-AIT https://intranet.ait.ac.at/fileadmin/intranet/QMNEW/AIT/Prozesse-Richtlinien/10_Recht/U33-AIT_Probanden/U33-MD04-AIT.dotx

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Su

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a) Zur Vertragsabwicklung

Soweit dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1  lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.[1] Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Veranstaltungspartner zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung sowie die Weitergabe von Zahlungsdaten an unseren Zahlungsdienstleister bzw. Kreditinstitute, um die Zahlung der Teilnehmergebühren abzuwickeln. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

b) Zu weiteren Zwecken

Darüber hinaus geben wir Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn

  • Sie gem. Art. 6 Abs. 1  lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1  lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
  1. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen
    Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die
    Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die „Datenschutzbehörde“, www.dsb.gv.at

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an: »victoria.fochta@ait.ac.at«[2]


[1] Anmerkung: Momentan ist noch umstritten, ob Kategorien von Empfängern oder konkrete Empfänger angegeben werden müssen (wenn dies möglich ist).

[2] victoria.fochta@ait.ac.at.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1  lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an »victoria.fochta@ait.ac.at«

9. Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten finden Sie auch auf unserer Webseite unter:

www.ait.ac.at/datenschutz.